Revisión de TopTracker | PCMag
Los autónomos que facturan por horas deben contabilizar su tiempo con precisión. TopTracker es una aplicación gratuita de seguimiento del tiempo para autónomos que proporciona la funcionalidad principal que espera, además de algunas características únicas que la mantienen interesante. Está bien para realizar un seguimiento del tiempo, pero no incluye herramientas de facturación ni opciones para integrarse con otros servicios de facturación o aplicaciones móviles, como hacen muchos competidores. Si necesita una solución gratuita de seguimiento del tiempo, puede disfrutar de TopTracker por sus recordatorios emergentes y capturas de pantalla periódicas, pero Toggl es una mejor opción y la Elección de los editores para aplicaciones gratuitas de seguimiento del tiempo (Toggl también tiene niveles de servicio de pago ). Si desea una facturación integrada, así como opciones para realizar un seguimiento de los gastos facturados a los clientes, Harvest es la mejor opción y la elección de los editores entre los planes pagos.
Precios y planes
TopTracker es completamente gratuito, sin condiciones ni limitaciones. La empresa que fabrica y respalda a TopTracker se llama Toptal y se dedica a conectar diseñadores independientes, desarrolladores de software y expertos en finanzas con organizaciones que los necesitan. La empresa ofrece un TopTracker como herramienta gratuita de seguimiento del tiempo para asegurarse de que los autónomos tengan las herramientas adecuadas para facturar a los clientes con precisión. No es necesario que pertenezca a la red de trabajadores autónomos de Toptal para utilizar la aplicación.
Si bien algunas aplicaciones de seguimiento del tiempo, incluidas Toggl y Harvest, ofrecen versiones gratuitas, la mayoría tienen limitaciones. Por ejemplo, la versión gratuita de Toggl omite algunas características que los propietarios de pequeñas empresas podrían desear, como estimaciones de tiempo del proyecto. Sin embargo, para los autónomos que necesitan un servicio gratuito, su conveniencia lo convierte en la mejor opción. Harvest te ofrece todas sus funciones en la versión gratuita, pero solo admite una persona y un proyecto a la vez.
Para las versiones pagas, Harvest cobra $ 12 por persona por mes. Toggl comienza en $ 10 por persona por mes, aunque obtiene mucho más del nivel de servicio de $ 20 por persona por mes.
Otra aplicación llamada Freelancy cobra solo una tarifa fija, $ 29.90, para uso de por vida. Freelancy no tiene aplicaciones de escritorio o móviles, pero funciona en la mayoría de los navegadores, incluidos los móviles.
Las aplicaciones que he mencionado hasta ahora son ideales para autónomos y microempresas y, hasta cierto punto, pequeñas empresas. Pero existen otras herramientas de seguimiento del tiempo creadas para organizaciones más grandes que ofrecen más funciones, como un sistema de reloj de entrada / salida y herramientas de supervisión de empleados. Hubstaff y TSheets entran en esta categoría.
Hubstaff ($ 7.00 por mes en Hubstaff) tiene tres niveles de servicio: Solo Lite (gratis), Básico (alrededor de $ 5 por persona por mes) y Premium (alrededor de $ 10 por persona por mes). TSheets tiene una estructura de precios inusual, pero aún cobra una tarifa competitiva. Los equipos de entre dos y 99 personas pagan $ 4 por persona por mes, más una tarifa base de $ 16 por mes. Entonces, un equipo de 10 personas, por ejemplo, pagaría $ 56 por mes. Los equipos más grandes de 100 o más pagan $ 4 por persona por mes más una tarifa base de $ 80 por mes. Entonces, un equipo de 100 pagaría $ 480 por mes.
Interfaz y aplicaciones
TopTracker tiene aplicaciones de escritorio para macOS, Windows, Debian y RPM, así como una aplicación web. No hay aplicaciones móviles de TopTracker en este momento, por lo que no podrá rastrear fácilmente el tiempo fuera de su escritorio.
Las aplicaciones de escritorio le permiten trabajar cuando no tiene conexión a Internet. Mientras está fuera de línea, TopTracker almacena sus datos localmente y los sincroniza con su cuenta en línea cuando su computadora se vuelve a conectar.
Cuando está conectado, la sincronización no se produce en tiempo real, en el sentido de que si navega a la aplicación web mientras realiza un seguimiento del tiempo en la aplicación de escritorio, no verá la aplicación web contando junto con la aplicación de escritorio. Solo verá su tiempo registrado reflejado en la cuenta después de finalizar una sesión de registro de tiempo en el escritorio.
Para hacer un seguimiento de su trabajo, comience por hacer proyectos y agregar información básica sobre ellos, como un nombre y una tarifa por hora. Solo puede agregar tarifas por hora, lo que convierte a TopTracker en un mal candidato si a veces tiene proyectos que cobran una tarifa plana (y desea asegurarse de no pasar demasiadas horas trabajando en ellos).
Una vez que haya establecido los proyectos, puede comenzar a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a ellos. Cuando realiza un seguimiento del tiempo, puede escribir la descripción que desee. TopTracker no le ofrece la opción de crear categorías de tareas dentro de los proyectos que pueda reutilizar cada vez que registre el tiempo. Sin embargo, Harvest (Visite el sitio en Harvest) sí. Por ejemplo, puede tener un proyecto llamado Relanzamiento del sitio web y categorías para Diseño, Programación, Pruebas, Llamada de cliente, etc. Luego, puede agregar más detalles a cada tarea registrada en un campo de descripción.
TopTracker muestra el tiempo activo al segundo en la aplicación de escritorio, pero al minuto en la aplicación web. La aplicación se redondea en incrementos de 10 minutos y no puede ajustarla.
Funciones e integraciones
Cuando uso TopTracker, prefiero la aplicación de escritorio a la aplicación web para rastrear el tiempo porque la aplicación de escritorio ofrece más. Normalmente es al revés para mí porque la aplicación web contiene informes sobre el trabajo y, por lo general, debe estar en la aplicación web para realizar cambios en los proyectos y demás. Pero con TopTracker, la aplicación de escritorio ofrece algunas funciones interesantes.
Por ejemplo, cuando hace clic para crear una nueva entrada de tiempo, escucha un sonido similar al de un xilófono y aparece una ventana emergente que le pide una descripción del trabajo. La mayoría de las otras aplicaciones le piden que agregue detalles, pero pocas incluyen un tono de audio. Puedo perder fácilmente una señal visual, pero es menos probable que la de audio pase desapercibida.
Una característica especial de la aplicación de escritorio es que opcionalmente puede tomar capturas de pantalla o fotos periódicas usando la cámara de su computadora para que tenga pruebas de que estaba haciendo lo que dice que estaba haciendo durante cada sesión de seguimiento del tiempo. Estas imágenes se almacenan localmente y luego se sincronizan con su cuenta en línea. Si usa más de un monitor, puede especificar dónde deben realizarse las capturas de pantalla. Asimismo, si tienes más de una cámara conectada, puedes elegir la que quieras para hacer fotos, que puede ser útil para reuniones.
Hay una opción en las preferencias para desenfocar estas imágenes antes de guardarlas en su cuenta. Me gustan estas opciones porque le dan al autónomo flexibilidad para justificar su tiempo, pero también mantienen ocultos los detalles del contenido en el que están trabajando. Las capturas de pantalla y las fotos también pueden beneficiar a las personas que gestionan equipos de autónomos. Puede pedir a sus colaboradores que habiliten la configuración para verificar su trabajo y realizar un seguimiento de su productividad.
A pesar de estas características, TopTracker no es una aplicación de monitoreo de empleados en toda regla. Para eso, necesita usar aplicaciones de seguimiento del tiempo, como TSheets ($ 8 / mes en Tsheets) y Hubstaff. Básicamente, funcionan como sistemas de entrada / salida de reloj virtual, además de ayudar a las personas a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a la tarea. Otras funciones de supervisión de empleados incluyen el registro de ubicaciones GPS y direcciones IP.
Colaborar en TopTracker es muy sencillo. Invita a las personas a unirse y determina qué nivel de permiso desea que tengan desde el principio, convirtiéndolos en supervisores (similares a administradores) o trabajadores (con acceso limitado). Un problema menor es que debe invitar colaboradores para cada proyecto, por lo que si Carolyn debe tener acceso a tres proyectos, debe enviarle tres invitaciones. Sería mejor seleccionar los proyectos a los que debería poder acceder en una invitación.
Otra característica que me gusta es el cuadro de actualización de actividad de TopTracker. Esa ventana emergente que mencioné anteriormente con el ding del xilófono puede reaparecer de vez en cuando en un intervalo que establezca, como cada hora, para verificar si todavía está en la misma tarea. Al igual que muchas de las otras funciones, es opcional, por lo que puede desactivarlo si lo encuentra distraído, pero agradezco el recordatorio ocasional de que estoy controlando mi tiempo. Si olvidé apagar el temporizador o cambiarlo a un nuevo proyecto, la Actualización de actividad me permite arreglarlo manualmente rápidamente mientras todos los detalles de mi trabajo aún están frescos en mi mente.
Como se mencionó, no existen herramientas de facturación, aunque puede exportar informes como un archivo CSV y hacer con él lo que quiera. Sin embargo, eso no es lo mismo que tener un sistema de facturación conectado que extrae información actualizada directamente de sus registros, que Harvest ofrece directamente y Toggl admite a través de integraciones con otros servicios.
Una de las debilidades de TopTracker es que no ofrece integraciones con herramientas comerciales que los autónomos ya estén utilizando. Toggl y Harvest son excepcionales en este sentido.
Ligero pero gratuito
TopTracker es una excelente herramienta para autónomos que necesitan poco más que la aplicación de seguimiento del tiempo más liviana y no quieren pagar ni un centavo por ella. Desafortunadamente, cualquiera que cobre tarifas fijas por parte de su trabajo, o necesite administrar otros gastos, como el kilometraje, o quiera un sistema de facturación integrado, debería buscar en otra parte. La falta de aplicaciones móviles puede ser otro factor decisivo, dependiendo de lo que haga en el trabajo.
Toggl y Harvest son opciones mucho mejores para autónomos con estas necesidades. Recomiendo la versión gratuita de Toggl para quienes solo necesiten cubrir lo básico, y Harvest para quienes necesitan un sistema que sea fácil de usar e incluya facturación.
