Entrada fácil de fecha y hora en Excel

Reduzca el tiempo de entrada de datos en un instante con prácticos trucos de Excel.

P. ¿Cómo le doy formato a una celda para poder ingresar 08212007 sin guiones ni barras y que aparezca en la celda de la hoja de cálculo como 21/08/2007? No importa cómo intente formatear la celda, obtengo diferentes números que no guardan relación con la fecha que deseo. ¿Quizás necesito una fórmula? Cualquier ayuda será muy apreciada.?? Sheila Stark

P. Tengo una hoja de cálculo de Excel en la que a menudo tengo que ingresar horas en formato de 24 horas. Me preguntaba si había una manera de formatear las celdas para que cuando escribiera “124” se interpretara como 1:24. También debería ver “2245” como 22:45.?? Jeremy Williams

A. Curiosamente, estas dos preguntas llegaron con un par de días de diferencia. Si tiene que ingresar un montón de fechas u horas, tiene mucho sentido evitar escribir las barras invertidas y los dos puntos, especialmente los dos puntos, que requieren presionar una tecla Shift. Configurar Excel para que muestre los dígitos de fecha y hora que ingresó sin puntuación es una simple cuestión de definir el formato personalizado correcto. Sin embargo, cambiar el formato no cambia los datos reales. Incluso cuando vea que se muestra el 21/08/2007, Excel seguirá tratando los datos como el número 8,212,007. Si desea utilizar los valores de fecha u hora en los cálculos, deberá agregar una columna que contenga fórmulas que las traducirán en fechas y horas reales para Excel.

Para configurar una hoja de trabajo para que pueda ingresar fechas como MMDDAAAA sin barras inclinadas entre ellas, primero haga clic en el encabezado de la columna que contendrá las fechas. Ahora haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Formato de celdas en el menú emergente. En la pestaña Número, elija Personalizado e ingrese el siguiente formato personalizado en el cuadro Tipo: 00/00/0000. La barra diagonal tiene un significado especial en un formato personalizado, por lo que debe precederla con una barra invertida para decirle a Excel que desea el carácter literal, no su significado especial.

Ahora inserte una columna justo después de esta columna para contener la fecha real para su uso en los cálculos. Digamos que las fechas de ocho dígitos estaban en la columna A, comenzando en la celda A2. Luego, ingresaría esta fórmula en la celda B2 y la copiaría en toda la columna: =DATE(MOD(A2, 10000), TRUNC(A2 / 1000000), MOD(TRUNC(A2 / 10000), 100)). La función MOD devuelve el resto al dividir su primer argumento por su segundo. Por lo tanto, la primera subexpresión devuelve los últimos cuatro dígitos de su número del año. Para el mes, dividimos por 1,000,000 y usamos el TRUNC función para desechar cualquier parte fraccionaria. Y por el día, hacemos una combinación de los dos.

Para ingresar valores de tiempo HH: MM sin los dos puntos, simplemente usará un formato personalizado diferente. El formato 0:00 dará horas de uno o dos dígitos, mientras que el formato 00:0 siempre le dará horas de dos dígitos, rellenando a la izquierda con un cero si es necesario. Una fórmula como esta convertiría el valor escrito en un valor de tiempo real para usar en los cálculos: =TIME(TRUNC(A2/100),MOD(A2,100),0).