Las mejores aplicaciones de mensajería empresarial para 2021

Repensar las comunicaciones para la era del coronavirus

Desde que el popular servicio Slack se ganó el corazón de los trabajadores, las aplicaciones de mensajería empresarial se han convertido en de facto medio de comunicación en la oficina. Estas aplicaciones colocan la mensajería instantánea, la mensajería de texto, los foros privados, las videollamadas, el intercambio de archivos y, a veces, el uso compartido de la pantalla, en un solo centro de colaboración. El resultado es un único lugar para charlar con colegas, tanto en tiempo real como de forma asincrónica. Ahora que COVID-19 está aquí, los equipos también deberán pensar seriamente en cómo mantenerse en contacto con los miembros que están en cuarentena, que no pueden viajar, que quieren evitar las reuniones cara a cara o que están separados. Las aplicaciones de mensajería empresarial pueden ser una parte clave de la solución.

Puede tener conversaciones individuales, chats grupales que son solo por invitación y conversaciones públicas con cualquier persona que quiera unirse a ellos. Cuando se usan adecuadamente, las aplicaciones de chat en equipo se encuentran entre las mejores herramientas de productividad porque facilitan el seguimiento de las conversaciones, mejoran el trabajo en equipo y ayudan a mantener la cultura de la empresa.

Las aplicaciones de mensajería empresarial tienen varias ventajas sobre el agujero negro de la productividad que es el correo electrónico. En primer lugar, fomentan la brevedad. Debido a los diseños de estas aplicaciones y a la evolución de la etiqueta sobre su uso, los mensajes tienden a ser concisos, a diferencia del correo electrónico, donde muchos se sienten obligados a sobreexplicarse. En segundo lugar, la mayoría de las discusiones se realizan de forma voluntaria. Puede unirse a las conversaciones que sean aplicables a usted, y también puede omitir cualquier cosa irrelevante. Si es necesario, alguien puede poner un signo @ antes de su nombre para marcarlo. Eso es mucho más claro que recibir un CC en un correo electrónico cuando no tienes idea de cuál debería ser tu papel en la conversación. En tercer lugar, las aplicaciones de mensajería permiten conversaciones continuas y persistentes, lo que no es un punto fuerte del correo electrónico. Abra un foro llamado “Lluvia de ideas” y las personas pueden agregar una idea cuando se les ocurra.

¿Qué son estas aplicaciones y qué las hace diferentes entre sí?

A todo el mundo le encanta Slack, ¿verdad?

Slack es una de las aplicaciones de mensajería para equipos más conocidas y queridas. Hay muchas alternativas a Slack, pero esta aplicación logró avances significativos en la adopción al principio de su vida. Una vez que Slack encontró sus piernas, un impulso de marketing saludable tampoco hizo daño. Según CNBC, la empresa gastó $ 104 millones en marketing en el año fiscal 2017, y la cifra se ha duplicado desde entonces.

Además de hacer correr la voz temprano, Slack también se convirtió en algo querido porque era muy diferente del correo electrónico. Abrazó la alegría con emoji, reacji (emoji usado como reacción a una publicación) y GIF animados. La aplicación también tiene creció su lista de características de manera constante y con valor añadido real. Si está familiarizado con Slack, es posible que recuerde cuándo agregó alertas de estado personalizables, mensajes encadenados o la capacidad de reenviar correos electrónicos a la aplicación. Además, Slack se integra muy bien con docenas de otras aplicaciones y servicios en línea. Si necesita recibir alertas sobre la actividad de otra aplicación, es probable que pueda obtenerlas en Slack.

Si ya eres fanático de la aplicación, tenemos 45 consejos de Slack para ayudarte a aprovecharla al máximo.

Por supuesto, no todo el mundo adora a Slack. Algunos lo encuentran demasiado ocupado, demasiado ruidoso, aunque existen trucos para hacer que Slack distraiga menos. Otros reconocen que Slack tiene muchas funciones, pero no las que necesitan. Otra aplicación repleta de funciones, Glip by RingCentral, ofrece un montón de herramientas que no encontrarás en Slack (a menos que las agregues a través de una integración). Glip tiene edición colaborativa de documentos, por ejemplo, además de un calendario de equipo y herramientas de administración de tareas. Glip también le brinda herramientas para marcar imágenes y archivos PDF. Si su equipo ya tiene el servicio de VoIP RingCentral Office, ya está pagando por Glip, que está muy bien integrado. Dale una vuelta si aún no lo has hecho.

Otras alternativas de Slack

También hay otras aplicaciones a considerar, que se adaptan a diferentes necesidades. Twist by Doist es un gran ejemplo. Utiliza un diseño único que respalda las necesidades de un equipo distribuido, es decir, personas en diferentes zonas horarias. Cuando las personas trabajan en diferentes horas, su aplicación de comunicaciones debe diseñarse de manera que mantenga las conversaciones ordenadas y organizadas. Cuando los miembros del equipo en Filipinas comienzan a trabajar y leen las conversaciones de sus colegas canadienses, no deben sentirse excluidos simplemente porque estaban dormidos cuando tuvo lugar la conversación. Twist está diseñado para este tipo de escenario. Sin embargo, vale la pena señalar que Twist se parece mucho al correo electrónico en muchos aspectos.

Flock es otra alternativa. No se siente tan frenético como Slack, pero tiene muchas de las mismas características. Simplemente no está sobrecargado con ellos. Flock también cuesta menos que Slack. La aplicación tiene una interfaz ordenada, una lista de tareas integrada y la opción de crear un tablero de mensajes de solo lectura, que podría usarse para transmitir información de un departamento legal, recursos humanos o ejecutivos de la empresa.

Mejor valor para pequeñas empresas

Muchas organizaciones pequeñas pueden salirse con la suya usando la versión gratuita de una aplicación de mensajería. Por lo general, la versión gratuita limita la cantidad de mensajes que revisará cuando realice una búsqueda, o tendrá un límite de almacenamiento bajo en los archivos cargados. Las pequeñas empresas que necesitan pagar por todas las funciones sin limitación deben buscar Zoho Cliq, la aplicación de precio más bajo que figura en esta lista de las mejores aplicaciones de mensajería para equipos.

Las tarifas de Zoho Cliq se basan en la cantidad total de personas de un equipo que utilizan la aplicación. Cuantas más personas, menor será el precio por persona. Con 500 o más personas, paga $ 1 por cabeza al mes. A medida que disminuye el número de usuarios, paga un poco más. Entonces, un grupo de 10 personas o menos termina pagando $ 3 por persona por mes, lo que sigue siendo extraordinariamente bajo.

Opciones empaquetadas

Otra forma de mantener los costos bajos es usar una aplicación de mensajería de equipo que viene incluida con otro servicio por el que su organización ya está pagando. Tres ejemplos son Google Hangouts Chat, Microsoft Teams y Glip de RingCentral (que ya mencionamos, pero aquí está de nuevo… ¡tada!).

Google Hangouts Chat viene incluido con una cuenta comercial de G Suite. En otras palabras, si su organización usa Gmail para correo electrónico o Google Docs para procesamiento de texto, entonces ya tiene Google Hangouts Chat. No tiene que pagar nada adicional por ello. Ya está ahí para que su equipo comience a usarlo.

Lo mismo ocurre con Microsoft Teams, que viene incluido con las cuentas aplicables de Office 365 Business o Enterprise. Teams es un poco diferente de Hangouts Chat porque puede usar Teams de forma gratuita incluso si no es un cliente comercial de pago de Microsoft Office; solo necesita una dirección de correo electrónico gratuita de Outlook.com. Si ha estado usando Slack y su empresa ya paga por Office, eche un vistazo a lo que hace que Microsoft Teams y Slack sean diferentes. Puede ayudarlo a decidir si cambia.

Comunicarse, colaborar

Las organizaciones pueden tener otras herramientas de colaboración que incluyen funcionalidad de chat y mensajería. Por ejemplo, normalmente se encuentra en algún lugar para discutir el trabajo en cualquier software de gestión de proyectos. Esas herramientas hacen un gran trabajo al respaldar las discusiones relacionadas con el proyecto en cuestión, pero no son adecuadas para conversaciones más generales, como informar a otros viajeros sobre problemas de tráfico o discutir formas de mejorar las políticas de la oficina. Por lo tanto, existen algunas ventajas de tener aplicaciones de mensajería y otras herramientas de colaboración que contienen más formas de comunicarse.

Lo más importante que puede hacer una aplicación de mensajería en equipo es apoyar a todos los miembros de un equipo brindándoles una de las muchas herramientas que necesitan para comunicarse y hacer el trabajo de manera eficiente.