10 consejos para dominar el calendario de Apple

Un calendario en línea es una de mis herramientas más importantes para mantenerme organizado. Es el guardián de citas, eventos, cumpleaños y recordatorios para darles a mis perros sus píldoras mensuales contra el gusano del corazón. Las personas usan los calendarios para planificar sus vidas, ya sea para determinar las mejores fechas para unas vacaciones o para trazar las fechas clave de un embarazo.

Si usa la aplicación Calendario de Apple en un iPhone, iPad o Mac, probablemente domine las habilidades básicas para crear y administrar citas de inmediato. Sin embargo, desde el debut de la aplicación, se ha convertido en una herramienta mucho más interesante y útil. Ahora hay algunas habilidades y funciones adicionales que vale la pena aprender porque pueden hacer que el uso de su calendario no solo sea más eficiente sino también más rico.

10 consejos y trucos para el calendario de Apple

Eche un vistazo a los 10 consejos y trucos para Apple Calendar a continuación. Elija algunos que pueda usar y dedique uno o dos minutos a probarlos. Con suerte, se mantendrán y harán que tu vida sea un poco más fácil y organizada. Puede obtener más consejos para sus dispositivos Apple con esta lista de 21 funciones ocultas de iOS 13.

1. Conecte calendarios, sincronice más rápido

Apple Calendar tiene dos propósitos. Primero, puede ser un calendario en línea que use para crear y administrar citas, así como para sincronizar entre sus dispositivos. También puede actuar como calendario. cliente aplicación, lo que significa que puede usarla para ver calendarios que haya creado en otro lugar, como Google Calendar o Microsoft Exchange. También puede conectar varios calendarios y codificarlos por colores. En una Mac, vaya a Calendario> Cuentas y siga las instrucciones para conectar un calendario. En un dispositivo móvil, toque Calendarios> Agregar calendario y siga las indicaciones.

Cuando conecte por primera vez un nuevo calendario, no verá inmediatamente todas las entradas de su calendario del otro servicio en el Calendario de Apple. La razón es que las aplicaciones se sincronizan solo cada 15 minutos de forma predeterminada. Puede acelerarlo yendo a Calendario> Preferencias> Actualizar calendarios y eligiendo la frecuencia que desee.

2. Deje que otra persona administre uno de sus calendarios

Apple Calendar tiene una función llamada Delegar que le permite compartir un calendario específico con otra persona para que pueda administrarlo. La idea es brindarle a un asistente personal (o tal vez un socio comercial) la capacidad de agregar y editar eventos en su calendario, realizar un seguimiento de las respuestas a las invitaciones que envía, etc. Sin embargo, hay una advertencia importante para esta función. No funciona con calendarios de iCloud. Realmente está diseñado para funcionar con calendarios de Microsoft Exchange.

Por suerte para nosotros, hay una solución. Si desea compartir un calendario de iCloud, puede otorgar acceso a Ver y editar a alguien. Para compartir un calendario de iCloud, presione el botón Calendarios junto al botón verde del modo de pantalla completa. Haga clic en el calendario que desea compartir. A continuación, puede escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de alguien; deben aparecer en la aplicación Contactos para que funcione. Sabrá que el calendario se ha compartido cuando vea un símbolo de señal de radio junto a él. Tenga en cuenta que solo una persona puede editar un calendario compartido a la vez.

3. Comparta una vista de solo lectura de un calendario

Otra forma de compartir un calendario es permitir que las personas lo vean sin darles la posibilidad de cambiar nada en él. Para hacer eso, necesita publicar el calendario.

Elija el calendario que desea compartir y, en una Mac, haga clic a la derecha de su nombre (si hace clic directamente en el nombre, obtendrá un campo de edición) y luego marque la casilla junto a Publicar. No tienes que estar en una Mac. También puede compartir un calendario desde un iPhone o iPad.

La aplicación genera una URL que puede compartir con la gente. Puede copiar y pegar la URL o usar el botón Compartir para enviársela a alguien de otra manera. Si no ve la URL de inmediato, cierre esa pequeña ventana y vuelva a abrirla. Ahora debería aparecer.

4. Acceda a su calendario sin su dispositivo Apple

¿Qué harías si estuvieras separado de tus dispositivos Apple por algún motivo (perdido, robado, etc.) y necesitaras ver los detalles de tu calendario? ¿Sabías que puedes iniciar sesión en iCloud.com y ver tu calendario allí?

Con cualquier navegador web, vaya a iCloud.com e inicie sesión con su ID de Apple o iCloud. Para que el acceso web funcione, su Calendario de Apple debe estar sincronizado con iCloud. Verifique en una Mac o dispositivo móvil yendo a Configuración> iCloud y asegurándose de que Calendario esté habilitado para sincronizarse.

5. Obtenga un aviso de cuándo salir y las direcciones

Si activa los Servicios de ubicación y agrega una dirección a un evento de calendario, Apple Calendar puede indicarle cuándo es el momento de irse, según las instrucciones en Apple Maps y el tráfico actual. También le muestra esas instrucciones en el momento adecuado.

En la imagen, puede ver que la aplicación especifica ir en automóvil en lugar de caminar, andar en bicicleta o tomar el transporte público. Esas opciones pueden variar según su ubicación. Si no ve ninguna opción, la aplicación predeterminada es conducir.

6. Consulta los próximos eventos y obtén indicaciones en CarPlay.

Una de las nuevas funciones de iOS 13 para CarPlay es que ahora puede ver detalles sobre sus próximos eventos de calendario en el tablero.

En esos detalles se pueden incluir direcciones, si agregó una dirección al evento o cita y activó los Servicios de ubicación.

7. Abrir automáticamente un archivo antes de un evento

Digamos que tiene una reunión semanal recurrente y se olvida cuando se trata de establecer una agenda y anotar los objetivos de la reunión. Cuando crea la cita del calendario para la reunión, también puede configurar un recordatorio personalizado que abre un archivo (como una plantilla de agenda) tantos minutos antes de la reunión que elija.

Para configurar este truco, elija Recordatorio personalizado al configurar la cita y elija Abrir archivo. Luego elija el archivo que desea abrir. Otra opción es enviar un correo electrónico. Este truco funciona de maravilla para prepararse con anticipación para las reuniones, y también es útil para actualizar los informes programados regularmente, programar el tiempo para crear una factura y otras tareas recurrentes.

8. Crear y modificar citas con manos libres con Siri

Casi nunca uso Siri, pero aprecio lo útil que puede ser para las personas con movilidad limitada o para alguien cuyas manos están siempre ocupadas (nuevos padres). Debo admitir que me sorprendió lo bien que funciona con la aplicación Calendario. Cuando habilita Siri, puede solicitar un resumen de las próximas citas, así como programar nuevas citas.

Sin embargo, la sorpresa más agradable fue darme cuenta de que también puedo editar citas. Poder editar una cita o recordatorio existente es un gran agujero para algunos otros asistentes de voz. Decir: “Quiero cambiar algo en mi calendario”, llevó a Siri a indicarme qué cita y qué quería cambiar al respecto. Si tiene la necesidad de usar Siri más y, como yo, no lo ha probado recientemente con la aplicación Calendario, es posible que esté tan impresionado como yo.

9. Mostrar u ocultar eventos de todo el día

¿Alguna vez su calendario se ve desordenado hasta el punto de que no es muy efectivo? Tal vez ya sepa que puede ver y ocultar calendarios individuales, como su calendario laboral y su calendario personal, para ayudarlo a perfeccionar su enfoque. ¿Sabías que también puedes ocultar o mostrar temporalmente eventos de todo el día?

En la aplicación para Mac, vaya a la barra de menú y seleccione Ver> Mostrar eventos de todo el día. Si desea verlos, asegúrese de que la marca de verificación esté visible y viceversa para ocultarlos.

10. Ver eventos programados desde la vista de año

A veces, realmente ayuda alejarse y mirar la vista anual de su calendario, como cuando está tratando de elegir fechas con mucha anticipación para un evento. Sin embargo, cuando mira todo el año, no puede ver los detalles de lo que está programado para cada día. Con Apple Calendar, puede, aunque solo puede ver un día a la vez. Simplemente haga clic en cualquier fecha para ver un breve resumen de lo que está programado para ese momento.