Sube de nivel tu juego Slack para mejores reuniones
Si su equipo se comunica en Slack, tiene sentido programar y organizar reuniones allí también. Iniciar una reunión o programar una desde Slack es fácil y hay varias formas de hacerlo, según las otras aplicaciones que use su equipo. Incluso cuando no tiene acceso al calendario de alguien, como cuando planifica reuniones con colaboradores externos, Slack tiene algunas soluciones elegantes. Aquí hay cinco formas diferentes de hacer que las reuniones sean más fáciles y eficientes dentro de Slack.
Utilice Slack para reuniones improvisadas
Como ya saben muchos usuarios de Slack, Slack ofrece funciones de videollamadas. Los usuarios gratuitos de Slack pueden tener llamadas individuales, ya sea de video o audio, y los miembros que pagan pueden tener grupos de hasta 15 personas en una llamada.
La herramienta de videoconferencia de Slack es excelente para reuniones improvisadas, pero le faltan algunos de los beneficios que obtiene de otro software de videoconferencia, como la capacidad de grabar la reunión y generar una transcripción de lo que se dijo, que ofrece Zoom. Tampoco es la mejor opción para reuniones muy grandes, como los ayuntamientos. Para estos escenarios, es posible que deba recurrir a otras opciones.
Conecta Slack a Outlook para administrar eventos
Outlook sigue siendo una herramienta muy utilizada para programar reuniones y no es necesario que salga de Slack para utilizarla. Cuando conecta su calendario de Outlook a Slack, puede recibir recordatorios de los próximos eventos, ver sus próximos eventos, informar automáticamente a sus compañeros de equipo cuando está ocupado y crear nuevos eventos con un botón de acceso directo, todo dentro de Slack.
Cuando recibe un recordatorio de una próxima videoconferencia, puede incluir un enlace para que pueda unirse sin salir de Slack. También puede responder a las invitaciones a reuniones, recibir una notificación cuando alguien actualice los detalles de un evento y cambiar su RSVP.
Encuentre una fecha y hora para reunirse usando un bot
Slack es una herramienta extremadamente abierta en el sentido de que permite a casi cualquier empresa crear una integración o bot para ella. Los bots son extremadamente útiles como asistentes de programación. Te ayudan a encontrar el mejor momento para reunirte entre un grupo de personas.
Si bien hay muchas opciones, Doodle es una de mis favoritas. Es una excelente opción cuando necesita reunirse con personas ajenas a su equipo u organización cuyos calendarios no puede acceder para verificar su disponibilidad. La forma más sencilla de usar Doodle (tiene muchos usos, en realidad) es crear una encuesta con opciones con fechas y horas para reunirse, y la gente responde eligiendo las opciones que les funcionan. A medida que llegan las respuestas, Doodle realiza un seguimiento de la respuesta más popular. Para usar Doodle dentro de Slack, simplemente instale el bot de Doodle. Una vez hecho esto, puede crear una encuesta y compartirla con los canales de Slack apropiados o personas específicas.
Otro bot similar es x.ai. Con esto instalado, usa los comandos de barra para programar reuniones con personas específicas. Es una buena aplicación, pero solo verá todo su potencial si todos los miembros de su equipo usan x.ai y lo conectan a sus calendarios para que el bot pueda verificar automáticamente la disponibilidad de las personas.
Utilice el sondeo para elegir una hora de reunión y obtener comentarios
Otra forma de preguntar a las personas cuándo están disponibles para reunirse es crear una encuesta. No tiene que ser específico para programar reuniones, como lo es Doodle. Usar una encuesta puede ser una mejor opción que Doodle si no programa reuniones con muchos participantes con demasiada frecuencia. Además, una herramienta de votación más general también tiene otros usos, como solicitar comentarios después de las reuniones.
Simple Poll y Polly son dos de las herramientas de sondeo y encuestas más populares de Slack, aunque existen otras. Otra forma de hacer una encuesta es hacer una pregunta como una publicación de Slack y sugerir respuestas que coincidan con reacji. Por ejemplo, sugiera reunirse tres veces y colocar un emoji al lado de cada uno, como un punto rojo, un punto verde y un punto azul. Entonces la gente puede responder usando el reacji correspondiente. Slack te muestra automáticamente cuántas personas eligieron cada opción.
Obtenga detalles de la reunión de Zoom y llamadas con un solo toque de Slack
Si usa Zoom para videoconferencias, puede conectar sus cuentas de Zoom y Slack para que el proceso de programar una reunión o iniciar una en el acto sea más rápido y fácil. Cuando los dos servicios están conectados, obtiene algunos beneficios. Por un lado, puede cambiar la configuración predeterminada en el botón de llamada en Slack (icono de teléfono) para iniciar una videollamada de Zoom en lugar de una llamada de Slack. En segundo lugar, antes de unirse a una llamada en curso, puede ver los detalles de la reunión, cuánto tiempo ha transcurrido y quién está en la llamada, todo en su canal de Slack. Una vez que finaliza una llamada, también puede ver la duración de la llamada y el resumen del participante en Slack.
Para configurar la integración entre las dos aplicaciones, debe asegurarse de tener instalada la nueva aplicación Slack para Zoom y no la heredada. También necesita una cuenta de Zoom Pro, Business o Enterprise.
Obtenga más consejos de holgura
Para obtener más consejos relacionados con Slack, consulte nuestros 50 trucos de Slack, así como nuestras sugerencias para mantener Slack ordenado para que no se vuelva abrumador o distractor.
