Las mejores aplicaciones de escaneo móvil

En un mundo que avanza rápidamente hacia la digitalización de todos los documentos, las aplicaciones de escaneo móvil siguen siendo herramientas necesarias, ya que algunas organizaciones se aferran al uso de documentos impresos en papel. Cosas como los formularios gubernamentales y hospitalarios todavía tienden a imprimirse en papel, y tampoco podemos olvidarnos de las tarjetas de visita. Como no todo se ha trasladado a los medios digitales, la solución más productiva es simplemente transformar rápidamente cualquier papel que le entreguen en copias y datos digitales, que luego puede almacenar y editar en sus computadoras y dispositivos móviles.

Creamos una cantidad notable de información digitalmente (hojas de cálculo, documentación de software, recibos, registros financieros, incluso la primera imagen de Photoshop del bebé) y eso es solo el comienzo de lo que para la mayoría de la gente es una enorme montaña de datos. Pero una gran cantidad de esa información todavía está en papel efímero: tarjetas de presentación, cajas en el estante de una tienda de comestibles, recibos de restaurantes andrajosos, fotos, ideas de lluvia de ideas garabateadas en una pizarra blanca o atrapadas en lo duradero y, a veces, de difícil acceso. universo físico. Si necesita capturar esos datos o imágenes para la posteridad, o al menos para sus registros fiscales, probablemente necesite un escáner.

Su primer pensamiento podría ser comprar un escáner independiente o elegir una impresora multifunción o todo en uno que incluya funciones de escaneo y fax. Eso tiene sentido cuando la carga de trabajo es pesada, frecuente y se refiere a material que puede pasar fácilmente a través de los mecanismos de alimentación de una impresora (por lo tanto, principalmente páginas separadas de tamaño carta). Un escáner de gama alta le brinda un control preciso sobre la resolución de la imagen, la corrección de la imagen y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), generalmente junto con un mecanismo de alimentación de papel rápido. Eso es apropiado si tiene una pila de 2 pies de procedimientos legales importantes para convertir en texto para su análisis o si le dieron cinco cajas de banquero con diapositivas familiares para importarlas a un álbum de fotos en línea.

Sin embargo, para escaneos casuales, así como escaneos de elementos que no pasan fácilmente a través de un dispositivo tipo impresora, ya no necesita un escáner de escritorio completo. Eso es particularmente importante para cosas como capturar una sesión de lluvia de ideas en una pizarra. ¿Quieres guardar la receta de la abuela antes de que se pierda? Comparta un largo extracto de un antiguo Cosa análoga revista sin escribirla a mano? ¿Capturar datos de recibos de viaje? De hecho, existe una aplicación para eso. La cámara que tiene a mano es la mejor para usar, y eso significa la asombrosamente capaz incluida en su teléfono inteligente. La disponibilidad de una aplicación de escaneo móvil que se ejecuta en su teléfono inteligente y usa la cámara de su teléfono para tomar la imagen puede alentarlo no solo a capturar más información, sino también a analizarla y aprovecharla más adelante.

Las aplicaciones de escaneo de nuestra elección de los editores son Abbyy FineScanner y Evernote Scannable. Abbyy FineScanner principalmente debido a la calidad superior de su reconocimiento de texto y la cantidad delicada de control que brinda al proceso de escaneo real. Lleva un tiempo acostumbrarse a su interfaz de usuario, pero los resultados justifican la inversión. Evernote obtuvo el visto bueno de los editores debido a su elegante interfaz y su profunda integración no solo con su aplicación principal de Evernote, sino también con los servicios de almacenamiento de datos de la competencia como Dropbox y Microsoft OneDrive ($ 5.00 por usuario por mes en Microsoft365 for Business).

Dicho esto, sin embargo, es difícil tomar una mala decisión en esta categoría, porque incluso las versiones gratuitas escanean imágenes de forma rápida y precisa. Sin embargo, es importante adaptar sus necesidades a la aplicación correcta, porque cada una pone más énfasis en una característica u otra.

Hasta donde alcanza la vista

Los problemas clave son el tipo de documentos que desea capturar, dónde desea guardarlos o compartirlos (como en la nube) y qué tipo de procesamiento posterior necesita (como reconocer el texto en la página y darle vuelta en un documento de Microsoft Word ($ 128.00 en Amazon)). En todos los casos, puede escanear una imagen, como el recibo de un restaurante, y guardarla en un formato común, como un PDF o una imagen JPEG.

Si su necesidad principal es convertir imágenes escaneadas en texto editable, busque funciones avanzadas de OCR. Por ejemplo, cuando Abbyy FineScanner captura las páginas de un libro abierto, separa las dos páginas y las endereza antes de analizar el texto. Si tiene la intención de capturar texto en formato PDF, considere si es necesario que sean archivos cifrados (que Intsig CamScanner, por ejemplo, admite).

También considere dónde deberían terminar los documentos. Las aplicaciones que ya usa influirán en su elección de aplicación de escaneo. La mayoría de las aplicaciones pueden guardar las imágenes en la nube, pero Shoeboxed está integrado con una gran selección de otros servicios web, como Intuit QuickBooks Online, Xero y Salesforce.

Algunas aplicaciones de escaneo móvil asumen que desea hacer todo en su teléfono. La cámara del teléfono inteligente ciertamente es una forma rápida de capturar la imagen. Pero la imagen escaneada (y el texto) debe almacenarse en algún lugar, y ahí es donde divergen las herramientas. Por ejemplo, algunas aplicaciones (como Abbyy FineScanner) asumen que le gustaría mantener los resultados en una aplicación de almacenamiento en la nube como Dropbox. Otros tienen un servicio propio para la organización y el procesamiento posterior, como Evernote, Intsig CamScanner y Shoeboxed. Encontramos que es más conveniente trabajar con este último, pero es posible que sienta lo contrario.

Puede escanear un recibo en cualquiera de estas aplicaciones, pero su enfoque está en el escaneo en lugar de lo que hace con el documento después. Si el propósito de recopilar los recibos es obtener el reembolso de los gastos, consulte las aplicaciones en nuestro resumen de seguimiento de gastos; todas las aplicaciones allí dependen en gran medida del escaneo móvil como parte del proceso de recopilación de datos. Para los emprendedores en solitario que solo quieren capturar información para sus propios registros, esas aplicaciones pueden ser excesivas. En ese caso, considere Shoeboxed, que escanea los recibos sin un proceso de “reembolso” y también facilita el escaneo de tarjetas de presentación y el seguimiento del kilometraje.

Más allá de la captura de imágenes

Con cada aplicación, escaneamos texto en varias formas, como una receta impresa en Courier, prosa de un libro abierto, tarjetas de visita, recibos de restaurante y un menú de restaurante. También evaluamos cómo las aplicaciones administraban las páginas escritas a mano, las fotos, una historia de periódico arrugada con una foto y firmas. Hicimos escaneos con poca luz. Consideramos la calidad del OCR (cuando se ofreció), los formatos de archivo admitidos y las opciones para guardar documentos.

Las interfaces de usuario varían ampliamente y le recomendamos que experimente con las versiones gratuitas que la mayoría ofrece. Por ejemplo, puede decidir que es importante etiquetar las imágenes a medida que las escanea, por ejemplo, por categoría (recibo de viaje, suministros de oficina) o proyecto (Cliente A). La facilidad de uso de esta función está por todas partes, desde “meh” (Abbyy FineScanner) hasta el programa listo para la contabilidad (Shoeboxed). Pero a veces lo compensan en otras áreas.

Tampoco espere un reconocimiento de texto inmediato. Los archivos generalmente se cargan al proveedor para realizar el OCR, después de lo cual guardan el archivo en un destino de su elección. Esto se debe principalmente a que el OCR preciso es una tarea que requiere un uso intensivo de la CPU y el silicio en la mayoría de los teléfonos inteligentes juega Sling Blade con el Real Genius del servidor promedio. Eso genera resultados de OCR mucho más precisos, pero puede representar un retraso de hasta 24 horas entre el momento en que realizó el escaneo y el momento en que obtuvo una versión completa del documento con OCR. Microsoft Office Lens ofrece un OCR impresionante incluso con imágenes imperfectas y con ángulos extraños para que pueda comenzar a editar en Word Mobile en cuestión de segundos. Con algunas aplicaciones que realizan la operación de OCR localmente, generalmente hay un compromiso notable en calidad y precisión, como con Intsig CamScanner.

Finalmente, considere si necesita agregar algo a sus escaneos. Tal vez tenga que firmar un documento, agregar una marca de agua o una fecha, o dibujar una X grande y gruesa en un dibujo. Recuerde, esta es una categoría de producto en la que sus necesidades funcionales definen lo que es mejor para usted, en lugar de la excelencia general de un producto.