Revisión de Podio | PCMag

Descubrir cómo permitir que las personas en una empresa se comuniquen y realicen su trabajo no es una tarea fácil. Muchas organizaciones utilizan una combinación de correo electrónico, aplicaciones de chat, un servidor para compartir documentos y quizás incluso una herramienta de gestión de proyectos. Pero, ¿por qué utilizar todas esas piezas separadas cuando una plataforma de colaboración en línea puede hacerlo todo? Podio ($ 9.00 en Software Advice) es la mejor herramienta de colaboración en el lugar de trabajo que he probado, y es la elección de los editores de PCMag. Es flexible, con un mercado de aplicaciones lleno de módulos que pueden ayudar a una empresa en todo tipo de formas, desde ventas hasta recursos humanos y gestión de proyectos. Puede agregar aplicaciones para prácticamente cualquier necesidad comercial, o puede crear las suyas propias. Podio es altamente flexible y personalizable, y se escala fácilmente a medida que crece una organización.

Precios y planes
Podio cobra $ 9, $ 14 y $ 24 por usuario al mes por sus tres niveles básicos de servicio; el enlace muestra un gráfico que compara las funciones que se incluyen en los distintos niveles. Esos precios son para planes de mes a mes y puede obtener un descuento si se inscribe en un plan anual.

Podio ofrece una cuenta gratuita, pero carece de funciones de administración de usuarios y es demasiado liviana para tener una idea real de lo que puede hacer la herramienta. También hay un plan Enterprise, que tiene precios personalizados.

Como punto de comparación, Igloo, que es bastante similar a Podio, ofrece dos opciones: una intranet por $ 12 por usuario al mes y una extranet, que tiene precios variables. La diferencia entre las cuentas de intranet y extranet está en quién las usa y con qué frecuencia. La opción de intranet es una plataforma privada interna utilizada exclusivamente por los empleados dentro de una empresa. La opción de extranet admite flujos de trabajo similares, pero está diseñada para personas ajenas a la empresa. En promedio, el paquete de extranet cuesta alrededor de $ 3 por usuario al mes. Como puede haber deducido, Igloo se adapta mejor a las organizaciones de tamaño empresarial que a las pequeñas y medianas empresas.

Otra plataforma de gestión del trabajo diseñada más para empresas que para pequeñas empresas, llamada Workfront ($ 30,00 en Workfront), cuesta alrededor de $ 30 por usuario al mes. El costo exacto puede variar según la cantidad de usuarios en diferentes tipos de roles.

A veces, las pymes no quieren comprometerse con una herramienta de colaboración en línea a gran escala y, en su lugar, solo quieren adoptar una parte de ella, por ejemplo, una aplicación de comunicación. En ese caso, Slack o HipChat es probablemente el camino a seguir. Slack es de uso gratuito para tantos usuarios como desee, pero, en el nivel gratuito, solo indexa y archiva 10,000 mensajes y admite solo cinco integraciones con otros servicios. Una cuenta Standard o Plus, $ 8 o $ 15 por usuario por mes, facturada mensualmente, elimina esas limitaciones. HipChat, fabricado por Atlassian, también ofrece un nivel gratuito, pero limita el historial de mensajes a 25.000 y el almacenamiento a 5 GB. Una cuenta paga con HipChat cuesta solo $ 2 por usuario al mes.

A veces, los tomadores de decisiones que buscan herramientas de colaboración en línea están realmente interesados ​​en las soluciones de gestión de proyectos, pero sienten curiosidad por saber cuánto más costará obtener funciones adicionales en un solo lugar, como lo hace usted con Podio. Consideremos dos ejemplos.

La aplicación de gestión de proyectos Zoho Projects (prueba gratuita en Zoho Projects), por ejemplo, cuesta $ 40 por mes para 50 proyectos y 15 GB de espacio de almacenamiento, independientemente de la cantidad de personas a bordo. Teamwork Projects (Visite el sitio en Teamwork) ofrece un plan de $ 49 por mes que viene con soporte para 40 proyectos y 20GB de espacio. Por aproximadamente el mismo precio, podría tener cuatro o cinco miembros del equipo en una cuenta Basic Podio.

Características y amabilidad
La mejor manera de describir Podio es decir que es algo así como una red social, en la que diferentes personas tienen sus propias cuentas que son únicas para ellos. Luego están los espacios de trabajo, que se pueden personalizar para diferentes grupos. Cada espacio de trabajo puede tener una variedad de aplicaciones agregadas que ayudan a los miembros del grupo a colaborar y hacer el trabajo de diferentes maneras.

Todas las herramientas que esperaría ver en una red social, como una aplicación de chat y mensajería directa, están al alcance de su mano. Asimismo, puede consultar cualquier perfil de usuario para obtener más información sobre la persona, como el cargo y la información de contacto.

Las aplicaciones de Podio son una gran parte de lo que hace que el servicio sea mucho mejor que la mayoría de las otras herramientas de gestión del lugar de trabajo, por varias razones.

En primer lugar, son fáciles de encontrar. Están alojados en un mercado de aplicaciones, organizado por el tipo de negocio en cuestión, como desarrollo comercial, ventas y CRM, relaciones públicas y comunicación, y desarrollo de software. Cuando selecciona cualquiera de estas necesidades comerciales, Podio le muestra paquetes de aplicaciones relevantes para instalar. Por ejemplo, en Gestión de eventos, el primer paquete de aplicaciones sugerido contiene aplicaciones llamadas Participantes, Sedes, Proveedores, Oradores, Eventos y Lista de invitados. Otro paquete de aplicaciones destacado es más específico para la gestión de conferencias.

En segundo lugar, las aplicaciones en sí mismas son altamente personalizables y muy fáciles de personalizar. Después de hacer clic para instalar una aplicación, Podio le brinda herramientas WYSIWYG para agregar, eliminar o reorganizar componentes dentro de la aplicación. Podio es tan fácil de usar como Squarespace ($ 12 por mes (facturado anualmente) – Plan personal en Squarespace) en este sentido.

En tercer lugar, si no puede encontrar la aplicación que necesita, siempre puede crear la suya propia con las herramientas que proporciona Podio. Podio le brinda plantillas y campos que puede arrastrar y soltar en su lugar para crear una aplicación. Los desarrolladores también pueden aprovechar la API de Podio para configurar integraciones personalizadas.

Finalmente, otros usuarios de Podio pueden comentar sobre aplicaciones y darles una calificación de estrellas. La comunidad es bastante activa. Cuando un usuario hace una pregunta, otro suele responder. La comunidad contribuye bastante a la facilidad de uso de la herramienta.

Tan fácil como es configurar y personalizar Podio, un tomador de decisiones de negocios podría fácilmente dedicar mucho tiempo a intentar que Podio sea el correcto, para encontrar un equilibrio entre tener demasiadas aplicaciones y muy pocas. Igloo es todo lo contrario. Dentro de los primeros cinco minutos de configurar una cuenta de Igloo, sentí que había descubierto al menos el 80 por ciento de la plataforma. Si lo que necesita es velocidad, Igloo lo hace. El diseño tiene sentido. Navegar por el sitio es pan comido. No es el sitio más hábil que he visto en mi vida, pero es funcional, simple y claro. Dicho esto, Podio es la mejor herramienta a largo plazo, especialmente para las PYMES.

Características especiales
Cuando se trata de realizar el trabajo, los usuarios tienen el poder de asignar tareas y responsabilidades a otros usuarios, agregar fechas límite para las tareas y manejar otras cosas que son típicas en las configuraciones de administración del trabajo. Encontrará un calendario, por supuesto, una fuente de actualizaciones recientes y actividades relacionadas con sus equipos, e incluso una página de inicio personalizable para cada espacio de trabajo en la que puede agregar, eliminar, reorganizar e incluso cambiar el tamaño de diferentes widgets que brindan información sobre el equipo. y su estado.

Más allá de lo básico, existe un soporte realmente útil a través de formularios web, por lo que puede recopilar información de clientes o personas que están interesadas en su organización y hacer que sus envíos se realicen en Podio. Las nuevas herramientas de administración de contactos también ayudan a optimizar la información sobre las personas en los espacios de trabajo.

Desafortunadamente, no existe una herramienta de temporizador para realizar un seguimiento automático de cuánto tiempo dedica a ciertas tareas, aunque hay una aplicación de parte de horas. Sin embargo, requiere entradas manuales.

Otra característica que me gustaría ver agregada es un conjunto de herramientas de marcado de imágenes y PDF integradas en el visor. La herramienta de gestión de proyectos estilo Kanban Volerro ($ 7,99 en Software Advice) los proporciona, y son inmensamente útiles para diseñar documentos y presentaciones.

Podio desde el principio
La herramienta de colaboración en el lugar de trabajo Podio ofrece mucho para las pequeñas y medianas empresas, con sus excelentes opciones de personalización y facilidad de uso. Es compatible con todo, desde la gestión de proyectos hasta el chat en la oficina y el reconocimiento y elogio de los empleados. Las organizaciones que buscan centralizar la gestión del trabajo y la comunicación en una herramienta que no sea el correo electrónico pueden prosperar con Podio, un servicio de Elección de los editores para pequeñas empresas.

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