Cómo probamos los servicios de fax en línea

Si hay que creer en Wikipedia, podemos acreditar a Alexander Bain con la creación de faxes, gracias a su invención del telégrafo de impresión eléctrica —un precursor de la máquina de fax— en la década de 1840. Sin embargo, las máquinas de fax que todos conocemos y amamos no llegaron hasta mediados de la década de 1960. Incluso hoy en día, dado que el hardware de fax autónomo se ha incorporado a las impresoras todo en uno, enviar y recibir faxes sigue siendo una necesidad, especialmente cuando se trata de médicos o gobiernos. Afortunadamente, ya no necesita una máquina descomunal y chirriante o incluso un elegante todo en uno para enviar un fax. En su lugar, puede confiar en un servicio de fax en línea al que accede a través de su PC o, cada vez más, su teléfono.

Cómo evaluamos los servicios de fax

Usamos varios criterios clave para juzgar los servicios de fax. Uno de los primeros aspectos que miramos es el precio por página de cada servicio (el precio por mes dividido por la cantidad de páginas permitidas), ya que esa métrica nos permite determinar su valor respectivo. Tenga en cuenta que, si bien la mayoría de los servicios de fax que revisamos proporcionan una asignación mensual de páginas, no todos los servicios tratan las páginas de la misma manera. Por ejemplo, varios servicios de fax distinguen entre páginas enviadas y recibidas, estableciendo mayúsculas en cada tipo. Preferimos servicios que ofrecen un conjunto de páginas, ya que esta estructura ofrece más flexibilidad a los usuarios que pueden necesitar enviar más faxes de los que reciben o viceversa.

Cuando los consumidores se quedan sin páginas, la mayoría de los servicios de fax cobran una tarifa por excedente, en el rango de 3 a 12 centavos por página. Para los usuarios frecuentes de faxes, una tarifa por excedente más baja es obviamente una ventaja. Tenga en cuenta que los faxes no deseados también existen, por lo que podría terminar pagando por páginas basura, si no bloquea el número antes de que las cosas se salgan de control.

Envío de faxes por números

Una consideración importante con un servicio de fax es qué números de fax puede seleccionar. Algunos servicios simplemente le asignan un número con poca o ninguna entrada. Además de permitirle seleccionar una región específica para su número de fax, algunos incluso le permiten elegir un número personalizado. Por fin, 248-FAX-MAX0 puede ser suyo. Otro diferenciador clave entre los servicios de fax es si ofrecen números gratuitos. La mayoría lo hace, con solo unas pocas excepciones. También agradecemos que un servicio de fax en línea pueda transferir su número actual.

Por último, está la cuestión de los números internacionales. Todos los servicios que revisamos ofrecen al menos números en todos o algunos de los EE. UU., Y la mayoría lo hace en el Reino Unido y Canadá. Sin embargo, algunos servicios también pueden proporcionar números de fax internacionales. Eso es particularmente útil si tiene que administrar muchas oficinas remotas.

Web y correo electrónico

Los números y las métricas solo pueden llevarlo tan lejos. La usabilidad es un gran problema con cualquier software o servicio. Es por eso que nos aseguramos de realizar todo el proceso de configuración y probar cada servicio de fax en línea nosotros mismos.

Muchos servicios de fax ofrecen experiencias de usuario insatisfactorias, con interfaces web que se parecen más a Hotmail de 1999 que a un software moderno. Si bien se puede argumentar que el envío de faxes es una tecnología heredada que está desapareciendo (al menos para la mayoría de los consumidores), eso no es excusa para una experiencia de usuario poco intuitiva, ya que varios de nuestros principales servicios se destacan en esta área.

Consideramos que las capacidades de fax a correo electrónico son un requisito para un servicio de fax en línea, especialmente porque muchas de las interfaces web del servicio son difíciles de usar. Para enviar un fax desde la bandeja de entrada de su correo electrónico, simplemente escriba el número de fax de destino junto con un sufijo especial, generalmente: [RecipientPhoneNumber]@[faxservice].[domain]. Puede agregar cualquier archivo adjunto como lo haría con un correo electrónico normal. Después de presionar enviar, su correo electrónico se convierte en un fax y sale de la máquina remota. También puede recibir faxes en su bandeja de entrada sin configuración adicional.

Envío de faxes móviles

La mayoría de las personas no quieren molestarse en visitar una interfaz web o una bandeja de entrada para enviar un fax, y ¿por qué deberían hacerlo? Ahora consideramos que ofrecer una aplicación para Android y una aplicación para iPhone es una pieza vital de la oferta de un servicio de fax, ya que las aplicaciones le permiten usar su teléfono para tomar una foto de cualquier documento que necesite enviar por fax, adjuntar una carta de presentación y enviarlo. a un destinatario en unos pocos pasos rápidos, todo sin tocar una PC. Al igual que con la interfaz web de un servicio, una aplicación móvil debe presentar un diseño intuitivo y capacidades útiles, como vistas previas de archivos adjuntos y un libro de contactos. Si un servicio no ofrece aplicaciones dedicadas, debería, como mínimo, tener una interfaz web que cambie de tamaño para las pantallas de los dispositivos móviles.

Seguridad y características

Nos tomamos muy en serio la seguridad de un servicio de fax. Por ejemplo, penalizamos los servicios que no manejan contraseñas de forma segura (enviándolas en texto plano, por ejemplo) durante la fase de configuración de la cuenta. También preferimos aquellos servicios que admitan la autenticación de dos factores. Dado que los consultorios médicos y gubernamentales son los posibles destinatarios de sus faxes, es absolutamente necesario asegurarse de que cualquier correspondencia permanezca privada e inaccesible para cualquier otra persona, como lo haría con cualquier otra cuenta en línea.

También preferimos los servicios de fax en línea que ofrecen funciones útiles y relevantes. La capacidad de firmar documentos digitalmente, por ejemplo, es conveniente, ya que no necesita imprimir un documento para firmarlo con un bolígrafo y luego volver a escanearlo. Las funciones de búsqueda sólidas también son importantes para encontrar comunicaciones antiguas, especialmente porque varios de los servicios que revisamos guardan sus mensajes para siempre.

El futuro del fax

En años anteriores, utilizamos una máquina de fax real para probar qué tan bien un servicio mantiene el texto y los gráficos de un archivo adjunto, en parte para verificar su compatibilidad con las máquinas que supuestamente deben reemplazar. Sin embargo, ya no tenemos máquinas de fax en nuestra oficina, ni conexiones telefónicas fijas. Por lo tanto, ahora utilizamos los servicios de fax en línea en ambos extremos de la ecuación.

Sin embargo, nuestra situación plantea dos interrogantes. Primero, ¿cuántas otras personas simplemente envían faxes entre servicios de fax en línea? Si las máquinas de fax y los cables de cobre que las sostienen se están extinguiendo, pero las empresas y los gobiernos todavía insisten en enviar faxes, tal vez se estén imprimiendo muchos menos faxes con las máquinas de fax tradicionales. Si ese es el caso, simplemente enviamos correos electrónicos complicados disfrazados de faxes. En segundo lugar, debemos considerar si otras oficinas también han optado por la ruta sin fax. Consideramos que nuestra oficina es tecnológicamente promedio; si nuestro departamento de TI ha dispuesto del fax como medio de comunicación, seguramente otros también lo han hecho.

¿Faxes para siempre?

El fax, como lo conocemos, existe desde hace medio siglo, pero el sol seguramente se está poniendo. Sin embargo, dado que algunas empresas y gobiernos todavía los requieren, seguiremos probando estos servicios de fax en línea por ahora. Háganos saber en los comentarios si hay otros aspectos de los servicios de fax que sean importantes para usted o su empresa.